Por la presente, de conformidad con el art. 4, apartado 1, del decreto legislativo en cuestión, comunicamos que nuestra Sociedad ha procedido a la activación de un canal interno de denuncias de conformidad con el d.lgs. 10 de marzo de 2023 n.º 24 (transposición de la Directiva UE 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y por la que se establecen disposiciones relativas a la protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales).
El canal de denuncias prevé la posibilidad de realizar las comunicaciones mediante carta certificada o a través de un mensaje en un contestador automático con SIM y teléfono móvil dedicados, y será gestionado por el Sr. Francesco Livi en calidad de gestor titular y por el Sr. Massimo Mainardi como gestor suplente.
Le invitamos a consultar el procedimiento que se detalla a continuación para la realización de posibles denuncias por parte de los sujetos facultados según el d.lgs. 24/2023.
Tavullia, 11 de diciembre de 2023
1. Introducción y marco normativo
El presente reglamento es adoptado por FIAM ITALIA Srl con el fin de adaptar su organización interna a la disciplina introducida por el d.lgs. 10 de marzo de 2023 n.º 24, de transposición de la Directiva UE 2019/1937 (protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión), para los sujetos privados que en el último año hayan empleado de media al menos a 50 trabajadores por cuenta ajena.
En particular, la voluntad de FIAM ITALIA SRL es definir un sistema orientado a permitir la denuncia de hechos y conductas ilícitas que perjudiquen la integridad de la Empresa.
El reglamento tiene en cuenta las Directrices en la materia elaboradas y publicadas por la Agencia Nacional Anticorrupción (ANAC) mediante la Resolución n.º 311 de 12 de julio de 2023.
El reglamento especifica:
2. Los sujetos que pueden proceder a las denuncias
Las denuncias de ilícitos pueden ser realizadas por:
3. Los tipos de ilícitos que pueden ser objeto de denuncia
El presente reglamento, basándose en lo previsto por el d.lgs. 24/2023, se refiere a las denuncias de infracciones de las disposiciones normativas de la Unión Europea y de la correspondiente normativa nacional de transposición, susceptibles de perjudicar la integridad de FIAM ITALIA Srl.
En particular, las denuncias, que tienen como presupuesto indispensable la buena fe del denunciante, pueden referirse a: infracciones de las que el denunciante haya tenido conocimiento directo o sospecha fundada, infracciones de las que tenga la sospecha fundada de una futura comisión, conductas orientadas a ocultar dichas infracciones.
Las denuncias pueden tener por objeto infracciones de la normativa europea a las que se refiere el art. 2, apartado 1, letra a) n.º 3), 4), 5) y 6) del D.Lgs. 10 de marzo de 2023, n.º 24.
Se trata, más específicamente, de infracciones de la normativa europea y de la correspondiente normativa nacional de transposición en materia de:
Las denuncias vinculadas a quejas, reivindicaciones o solicitudes relativas a intereses personales, al contrato de trabajo del denunciante o a su relación con colegas y superiores no entran en el objeto del presente reglamento y no serán tenidas en consideración.
4. Destinatario de las denuncias y modalidades de realización
Canal interno
FIAM ITALIA Srl, tras haber solicitado observaciones a la RSU de la empresa con fecha 11.12.2023 y no habiéndolas recibido por parte de la misma dentro del plazo fijado, ha activado un canal interno de denuncias, encargando la gestión al Sr. FRANCESCO LIVI (gestor principal) y al Sr. MASSIMO MAINARDI (sustituto)
Se precisa que el Sr. MASSIMO MAINARDI asumirá las funciones de gestor de las denuncias solo en caso de ausencia prolongada del gestor principal o en la eventualidad de que una denuncia indique a este último como persona denunciada.
El gestor de las denuncias está obligado a gestionar con autonomía las denuncias recibidas respetando plenamente la confidencialidad del denunciante, con la aplicación de los principios y medidas del Reglamento UE 2016/679 en materia de protección de datos personales y, en particular, proporcionando al denunciante la información a la que se refieren los arts. 13 y 14 del Reglamento.
Las denuncias pueden realizarse de las siguientes modalidades:
La denuncia debe contener los siguientes elementos:
La identidad del denunciante será conocida exclusivamente por el gestor de las denuncias, quien está obligado a garantizar la máxima confidencialidad al respecto.
Las denuncias realizadas de forma anónima podrán ser tenidas en consideración y evaluadas solo si son precisas y detalladas. En caso contrario, al no ser posible contactar con el denunciante para obtener más información y aclaraciones, no serán tenidas en cuenta.
En cualquier caso, no será posible asegurar la mayor protección al denunciante contra posibles conductas de represalia, según lo previsto por el d.lgs. 24/2023, mientras su identidad permanezca desconocida.
En caso de que la denuncia resulte fundada y, basándose en dicha denuncia, la Empresa deba proceder a la activación de un procedimiento disciplinario contra el denunciado, se solicitará al denunciante el consentimiento para la revelación de su identidad, solo en el caso de que el conocimiento de la misma sea indispensable para la defensa del inculpado. Si el denunciante no presta su consentimiento para la revelación de su propia identidad, la denuncia no será utilizable a efectos disciplinarios.
En caso de que el procedimiento disciplinario se origine a partir de comprobaciones adicionales y distintas a la denuncia (aunque sean consecuencia de la misma), la identidad del denunciante no podrá ser revelada.
El consentimiento no será solicitado en caso de que, a raíz de la denuncia, se active un procedimiento con la intervención de la Autoridad Judicial y esta solicite la identidad del denunciante.
Canal externo – Denuncia a través de la ANAC
El denunciante podrá proceder a la denuncia a través del canal de denuncias activado por la Agencia Nacional Anticorrupción (ANAC), a través del sitio web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing en los siguientes casos:
Divulgación pública
El denunciante podrá realizar la divulgación pública cuando se dé una de las siguientes condiciones:
La divulgación pública consiste en hacer pública la información relativa a la infracción, difundiéndola a través de medios de comunicación de masas, medios electrónicos o instrumentos capaces de llegar a un número elevado de personas.
Se destaca que la divulgación pública es una modalidad de denuncia absolutamente residual, tanto por los presupuestos estrictos que la fundamentan como por la delicadeza de las consecuencias que pueden derivarse para el sujeto denunciado y para la empresa, especialmente en caso de infundadez de la propia denuncia.
Se precisa, asimismo, que en este caso la protección del denunciante opera únicamente cuando se hayan respetado los presupuestos previstos para la realización de una denuncia pública.
5. Procedimiento posterior a la denuncia
En un plazo de 7 días desde la recepción de la denuncia, el gestor de las denuncias dará confirmación escrita al denunciante de la recepción mediante carta certificada.
Posteriormente, el denunciante podrá ser contactado por el gestor de las denuncias en caso de que sea necesaria información adicional o aclaraciones respecto a lo denunciado.
En el momento de la recepción de una denuncia, independientemente de la modalidad utilizada, el gestor de las denuncias procederá a asignar un número identificativo progresivo que permitirá su identificación unívoca y anotará la denuncia en un registro informático específico que contenga:
El gestor de las denuncias procederá al examen de la denuncia recibida, respetando los principios de imparcialidad y confidencialidad, llevando a cabo todas las actividades que resulten necesarias, como por ejemplo:
La actividad de instrucción debe completarse en un plazo de 90 días desde la recepción de la denuncia, salvo necesidad de un aplazamiento del plazo, que deberá ser motivado por el gestor de las denuncias.
Finalizada la fase de instrucción, el gestor de las denuncias evalúa la fundamentación de la denuncia recibida y:
En el supuesto de fundamentación de la denuncia, el Consejero Delegado, una vez recibido el informe por parte del gestor de las denuncias y asistido por las figuras de la empresa cuya intervención sea oportuna, podrá proceder a:
El denunciado, respetando su confidencialidad, podrá ser escuchado por la Dirección de la empresa en el marco de la instrucción y podrá presentar observaciones escritas y documentos.
6. Los instrumentos de protección del denunciante
El d.lgs. 24/2023 prevé que el denunciante deba recibir una protección específica para evitar cualquier tipo de represalia a raíz de su denuncia.
Para que se asegure la protección, deben darse las siguientes condiciones:
En los casos a) y b) anteriores, el denunciante podrá ser objeto de un procedimiento disciplinario y, si de la denuncia se ha derivado un daño reputacional para FIAM ITALIA Srl, el denunciante podrá ser llamado a responder por el daño causado.
El denunciante (sin perjuicio de lo precisado anteriormente) no podrá ser objeto de actos de represalia tales como, a título enunciativo, despido, degradación, traslado y cualquier otra acción que conlleve efectos negativos en el contrato de trabajo, los cuales se considerarán nulos. La protección corresponde al denunciante incluso en caso de que la denuncia sea considerada infundada al término de la instrucción, siempre que se haya realizado de buena fe.
La protección anterior se extiende a:
En caso de revelación/difusión de:
la punibilidad del denunciante queda excluida solo en presencia de las dos condiciones siguientes:
7. Protección de la confidencialidad de los datos personales
FIAM ITALIA Srl es el responsable del tratamiento de todos los datos personales inherentes a la denuncia, con respecto a la persona del denunciante, del denunciado y de los demás sujetos eventualmente implicados y, en consecuencia, ha actualizado su Registro de actividades de tratamiento al que se refiere el art. del Reglamento UE 2016/679.
Los datos se tratan adoptando medidas idóneas orientadas a la protección de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los mismos, basándose en una evaluación de impacto previa de conformidad con el art. 35 del Reglamento UE 2016/679 y se conservarán durante el periodo necesario para el desarrollo de las actividades derivadas de la denuncia y, en cualquier caso, durante un periodo máximo de cinco años a partir de la fecha de respuesta a la denuncia. Los datos que no sean estrictamente necesarios para la gestión de la denuncia se eliminarán inmediatamente después de su recepción.
Los sujetos gestores de las denuncias han sido autorizados para el tratamiento y, en consecuencia, instruidos sobre las medidas idóneas para la confidencialidad de los datos personales tratados en el ejercicio de su función.
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El reglamento se pone en conocimiento de todos los sujetos interesados mediante su publicación en el tablón de anuncios de la empresa y en una sección específica del sitio web www.fiam-itali.sbs.
El reglamento será actualizado puntualmente en caso de modificaciones normativas en la materia, de cambios organizativos de la Empresa que afecten a la aplicación del reglamento, o de la introducción de nuevas herramientas, incluso tecnológicas, que modifiquen las modalidades operativas descritas.
Tavullia, 15.12.2023
Fiam Italia Srl
El Presidente del Consejo de Administración
Dr. Vittorio Livi
Giacomo Mornico
Irene Sartor
Marco Tonet
Nicola Carpene
Simone De Gasperin
Webkolm
